学校の負担を減らす鍵になる！教育チャットボットに関するポイントを紹介

教育チャットボットとは、問い合わせ窓口に寄せられる定型的な内容の質問や、頻度の高い問い合わせに対して自動対応するシステムのことです。特に入学前後には学生だけでなく保護者からの問い合わせが集中する時期ですが、マンパワーの不足で担当者の負担が大きく、対応の品質も低下する可能性があります。このような課題に直面しても、教育チャットボットを導入しておけば、定型的な内容は自動対応する一方、個別対応が必要な問い合わせに人的資源を集中することができます。

教育チャットボットで期待できる業務効率化

教育チャットボットを利用することで、業務効率化を進めることができます。教育チャットボットには学習のサポートやコミュニケーション、情報共有、窓口業務といった機能が搭載されています。これまで人力で行ってきたこれらの業務を任せることで、スタッフの負担を軽減し、効率化を行うことができるでしょう。難しい質問や問い合わせについては人力での対応が求められるものの、簡単なものであれば教育チャットボットへの一任が可能です。また、教育チャットボットを窓口にすることで、同じ質問に何度も回答する手間も省くことができます。あらかじめ質疑応答を作って学習させることで、よくある質問などは効率的に返答することができるのもメリットです。学習への活用も可能となっており、学生は必要な時にいつでもわからない問題についてて質疑応答の利用が可能です。解説動画のリンクを貼ったり、詳細な解説が必要な問題は教員へと繋げたりといった対応もできます。

教育チャットボットを活用した成功例

教育チャットボットは様々な現場で活用されており、新しいツールとしてコスト削減や利便性の向上に役立っています。生徒からの質疑応答への利用、保護者からの問い合わせ返答、データ分析といった機能を使い、多数の学校が導入に成功しています。また成功例の一つには、昨今の状況を鑑みたものも多くみられます。教育チャットボットを使った高校生向けのオープンキャンパスなども、成功例の一つでしょう。コミュニケーションが制限された状態でも教育チャットボットを利用すれば、高校生が気軽にオープンキャンパスに参加する下地を作ることができます。学校そのものを見ることができなくても、Webサイトで行われるWebオープンキャンパスの利用は可能です。適切な情報を教育チャットボットが提供することで勉学の意欲を促進し、この学校に入ってみたいと思ってくれるように十分な情報を提供することができるようになっています。ホームページ誘導などにも利用できるのが利点です。

教育チャットボットを使うと手続きが簡略化できる

手続きを簡略化したい場合にも、教育チャットボットの導入がおすすめです。例えば教育チャットボットで事前に利用者の氏名や年齢などの入力を求めておけば、問い合わせなどを引き継いだスタッフはスムーズに利用者の状況を把握することができるでしょう。教育チャットボットではデータが足りずにスタッフが引き継いで人力でフォローする際にも、あらかじめ必要な情報を得ておくことで手続きの簡略化を進めることができます。利用者側にとってもメリットが大きく、問い合わせ先が変わるごとにその都度状況を説明し、氏名を名乗るなどの手間を省くことも可能です。また、教育チャットボットの中には質問に対して段階的に返答を返し、利用者がわからなかった時や満足できなかった場合には次の質問に進むものも存在しています。この形式で運用されている場合にはどこまで理解しているのかをスタッフも把握しやすく、質問の内容や必要なフォローを行いやすいのも強みでしょう。

簡単な質問は教育チャットボットで処理

多くの教育チャットボットには質疑応答機能が搭載されており、生徒からの質問に答えることができます。簡単な問いかけであれば教育チャットぼっとで処理をすることで、先生やスタッフの手間を大幅に軽減することができるでしょう。教育チャットボットが自動応答を行うことで回答する負担を減らし、先生やスタッフはその他の業務に集中することができます。また、教育チャットボットによる自動応答処理は、生徒にとっても使いやすい機能です。ちょっとした質問をわざわざ質問して答えてもらうのは申し訳ない、人に聞くほどではないけれど詳しくわからないといった事態は勉強中によく発生します。こういった疑問点についての問いかけは、教育チャットボット宛であれば生徒も遠慮なく投げかけることができるでしょう。結果的に学習をスムーズに進めるための手助けとなり、成績アップを支えてくれます。難しい質問については人力で回答するようにすれば、間違いのない運用が可能です。

教育チャットボットに求められる要件

多くの教育チャットボットが多数のベンダーからリリースされている昨今では、状況に合わせたサービスを選択することができるようになっています。教育チャットボットを導入する際には、要件を定めて環境にあったサービスを選ぶと良いでしょう。教育チャットボットに求められる要件は、主に機能や費用面、ベンダーのサポートです。機能面は教育チャットボット選びでも重要な問題です。必要な機能が搭載されているかはもちろんのこと、今後の拡張性についてもチェックしておくことをお勧めします。また、費用は予算の範囲内でカバーできるものを探しましょう。初期費用だけではなく月々の支払いが必要な月額制タイプでは、予算面で無理をすると継続利用が難しくなってしまいます。導入が初めてであったりシステムの扱いに慣れていないスタッフが多い場合には、ベンダーのサービスについても確認しておくことが重要です。わからないことがあってもサポートが充実していれば、早く使いこなすことができます。

教育チャットボットは想定される案件数でツールが異なる

教育チャットボットの案件数は、学校や教育機関の規模や目的によって大きく異なります。小規模な学校や個別指導塾では、比較的少数の生徒に対応することが多いため簡易なチャットボットツールが適しています。これには、基本的な質問への回答や学習支援の提供などが含まれます。 一方、大規模な学校や教育機関では、多くの生徒や学習者を対象にした教育チャットボットの導入が求められます。こうした場合には、高度なカスタマイズや個別対応が可能なカスタム開発のツールやシステムが必要です。生徒の進捗管理や試験対策など、多様な機能を備えたチャットボットが効果的です。 さらに、教育チャットボットの活用範囲によっても最適なツールが異なります。例えば、学習者への個別のフィードバックや進捗管理に重点を置く場合には、AI技術を活用した高度な自動化が求められます。一方、生徒とのコミュニケーションや相談支援に焦点を当てる場合には、自然言語処理や対話システムの機能が重要です。 教育チャットボットの導入を検討する際には、想定される案件数や目的に応じて最適なツールやシステムを選定することが重要です。柔軟なカスタマイズや拡張性を備えたチャットボットの導入により、効率的な教育支援や生徒との関わりを深めることができるでしょう。

教育チャットボットのベンダーを比較する方法

教育チャットボットを導入してみたい、予想よりもベンダーの数が多くてどうやって選んだらいいのかわからないと悩んでいる人もいるのではないでしょうか。教育チャットボットには様々な機能が搭載されていますが、サービスによってその内容は多種多様です。また費用についてもそれぞれ異なっており、導入コストや導入までに必要な期間なども違います。多数ある教育チャットボットのベンダーは、いくつかのポイントをチェックして決定すると良いでしょう。主なポイントとしては導入前のコンサルティングの有無、初期コストとランニングコスト、サポートです。初めて導入する場合はわからないことも多いため、コンサルタントが必要です。丁寧に質問に答えてくれる、あるいは疑問を解消してくれるサービスは信用することができます。費用面も忘れないように確認しておきましょう。トラブルが発生した時に必要になるのがサポートです。サポートが充実していれば安心して使うことができますし、継続利用も楽になります。

教育チャットボットには専門の人工知能があると便利

教育現場では環境に合わせた教育チャットボットの運用が求められます。それぞれの学校や施設によって環境は異なり、運用方法も必要な機能も変わります。そこで環境に合わせてカスタマイズを行った専門の人工知能を搭載していれば、よりいっそうニーズにマッチした運用を行うことができるでしょう。せっかく教育チャットボットを導入しても、求められる機能を搭載していなければ活用することはできません。また、質問に回答する機能などを利用しても、的外れな答えばかりが返ってくるようでは生徒が使わなくなってしまいます。教育チャットボットをよりいっそう便利に利用したいなら、専門の人工知能を搭載したものを選択することをお勧めします。導入当初から高いパフォーマンスを発揮し、質疑応答や分析にも役ってくれるはずです。昨今ではベンダーが自社開発した人工知能が多数登場しており、機能や予算などから最適なものを選ぶことができるようになっています。

教育チャットボットで受付を一元化するメリット

人によって疑問に思う箇所は異なり、学習を進めるうちに様々な疑問が発生します。従来であればそれぞれが担当する先生やスタッフに質問し、答えていく方法がメインだったでしょう。しかしこの方法は手軽ではあるものの、受け付けた人によって答えがバラバラになったり、回答漏れが発生したりなどの問題もありました。質問をした相手ごとに答え異なる場合、生徒はどうしたらいいのか混乱してしてしまいます。そこで教育チャットボットで受付を一元化することで、バラバラになりがちな回答をまとめることができます。教育チャットボットで受け付けた質問は履歴に残り、後日確認できるのも利点でしょう。質問に対して回答を行う担当者をあらかじめ設定しておけば、忙しい中でスタッフが答える必要もありません。一元化によりまとめられた問題点は回答もれも回避できる他、生徒からどのような問いかけが発生しているのかを把握したい時にも活用できるようになっています。